E-mail Corporativo: Como escolher a melhor opção?

A base da comunicação corporativa passa por algumas ferramentas conhecidas de longa data pelos usuários e que, mesmo com tantas inovações, não perdem a sua importância e função. O e-mail empresarial é um deles e continua protagonizando as trocas de informações essenciais das grandes e pequenas instituições.

Popularmente somos levados a acreditar que o e-mail empresarial serve apenas para personalizar as mensagens do negócio, para passar mais autoridade e confiança aos clientes e parceiros. De fato, trata-se de um instrumento essencial de identificação de marca e credibilidade, pois carrega consigo a assinatura e as referências da empresa.

Mas o e-mail empresarial vai muito além! Para você ter uma ideia, é possível contar com um suporte especializado, fazer backups recorrentes, ter antispam, personalizar a caixa postal e principalmente: ter mais segurança em relação aos acessos, dados e informações do seu negócio. Existem ainda soluções robustas que combinam a hospedagem de sites e e-mails corporativos, facilitando a vida dos gestores e colaboradores.

Por isso, a escolha de um provedor de e-mail deve ser feita depois de uma análise aprofundada e comparativa para que o retorno sobre o investimento seja efetivamente positivo. Você já pensou sobre todas essas opções e definiu quais delas atende melhor a sua empresa? Preparamos este conteúdo para lhe auxiliar na sua decisão!

 

Quais aspectos devem ser analisados na escolha de um provedor de e-mail?

 

Antes de qualquer coisa vale deixar uma dica: é interessante que você pense no domínio e pesquise por aquele que esteja disponível. Basicamente o domínio é feito durante a inscrição no site do servidor do e-mail e deve conter a informação mais precisa sobre a sua organização (normalmente é utilizado o nome da empresa).

Depois dessa etapa, vamos para a escolha!

Lembre-se que determinados aspectos das ferramentas vão influenciar muito o dia a dia e a comunicação do seu negócio. Naturalmente eles devem somar ao seu fluxo de trabalho e otimizar a produtividade dos seus funcionários. Portanto, faça um levantamento daquilo que é realmente necessário e que envolva:

 

  • Acessibilidade
  • Mobilidade
  • Segurança
  • Praticidade
  • Suporte para negócios escaláveis

 

É importante que você verifique se o provedor oferece acessibilidade e mobilidade para que seja consultado facilmente pelos usuários. Analise também quais são os padrões de segurança oferecidos pelo servidor, pois são eles que vão garantir a proteção das informações confidenciais do seu negócio.

Outro ponto fundamental é o controle de spam e phishing (roubo de informações), que podem influenciar negativamente o seu SLA (Service Level Agreement). Por meio de análise preditivas, é possível garantir mais segurança  — inclusive contra malwares.

Lembre-se sempre da capacidade de backup, que permite a cópia de segurança de arquivos importantes e a recuperação de algo que, por algum acidente, foi deletado. Em complemento, verifique a capacidade de armazenamento do provedor.

Aliás, é muito importante analisar o suporte oferecido: quais são os canais de atendimento disponíveis e quão efetivos são para a resolução de possíveis problemas? Veja, por exemplo, se o servidor poderá lhe oferecer informações valiosas como estatísticas de desempenho e monitoramento de envio e recebimento.

Por último, mas não menos importante, é interessante verificar se há a necessidade da criação de diversas caixas postais, essa opção faz com que as mensagens sejam segmentadas para diferentes setores da sua empresa, deixando as informações mais organizadas.