Como criar um endereço de e-mail compartilhado, que permita enviar arquivos e notificações para várias pessoas — tais como uma turma de escola ou faculdade? Muitos recorrem ao “criativo” e-mail compartilhado, em que todos os envolvidos possuem a senha e podem acessar a conta. Mas essa prática não só é insegura e inconveniente, ela também é desnecessária e incorreta.
O compartilhamento de senha dá margem para abusos e trotes. Esta coluna já recebeu relatos de que um dos autorizados a acessar a conta compartilha resolveu apagar mensagens, impedindo que elas fossem vistas pelos outros participantes. Identificar o autor da “pegadinha” pode ser praticamente impossível, já que uma conta de e-mail comum não é projetada para se proteger de seu dono legítimo e nem para ser usada por mais de uma pessoa.
Além disso, os provedores de serviços de e-mail levam em conta uma série de fatores para proteger os acessos a uma conta; se muitas pessoas diferentes estiverem acessando, esse sistema não vai funcionar direito e pode acabar bloqueando acessos legítimos.
Felizmente, há uma solução simples para esse tipo de problema: as listas de discussão, também chamadas de grupos. Elas funcionam de modo muito semelhante a grupos no WhatsApp e no Facebook. A única diferença é que muitos ainda não sabem onde criar esse tipo de grupo para e-mail — e, realmente, há poucas alternativas gratuitas para esse fim.
Um dos serviços mais tradicionais é o Yahoo Grupos, mas o Google também criou um serviço equivalente, o Grupos do Google. Como esses grupos funcionam da mesma forma que grupos do WhatsApp ou Facebook, há uma série de opções disponíveis para permitir ou não que outras pessoas entrem no grupo, para deixar o conteúdo disponível publicamente, entre outras.
Quando o grupo é formado por pessoas específicas que tratam de assuntos que dizem apenas a elas (um grupo de trabalho ou turma), deve-se optar por um grupo particular ou privado. A participação no grupo deve ser pré-moderada ou determinada por convites, e estes devem ser enviados aos endereços de e-mail pessoais de todos os participantes. Todo mundo que for convidado e aceitar a participação passará a receber as mensagens enviadas ao endereço do grupo.
É possível criar grupos particulares para que o conteúdo não fique visível para quem não é membro do grupo, mas pessoas que não fazem parte do grupo ainda podem enviar conteúdo para o grupo, desde que essa configuração tenha sido feita. Ainda utilizando o exemplo de uma turma de faculdade, isso permite que professores enviam recados aos alunos sem ter acesso às demais mensagens encaminhadas ao grupo.
Para permitir que pessoas que não fazem parte do grupo enviem conteúdo:
Google: essa configuração pode ser feita já na criação do grupo. Em “Postar”, defina “Público”.
Yahoo: a configuração precisa ser feita após a criação do grupo. Em “configurações do grupo”, marque “não associados podem enviar mensagens” (imagem ao lado)
Mensagens enviadas ao grupo podem ser opcionalmente moderadas (uma ou mais pessoas ficam responsáveis por aprovar mensagens antes de elas serem encaminhadas a todos), mas isso pode ser desativado. Nesse caso, mesmo que alguém apague uma mensagem depois, ela já foi encaminhada para o e-mail particular dos participantes e permanecerá lá.
Dessa forma, não há risco de alguém apagar mensagens de forma indevida (a não ser que o próprio organizador do grupo faça isso, o que facilita a identificação do possível culpado) e também não é preciso compartilhar uma conta de e-mail com senha.
Os grupos têm ainda mais uma vantagem: eles dispensam o acesso a uma conta de e-mail diferente daquela que você abre diariamente, pois todas as mensagens são encaminhadas para o e-mail pessoal de cada participante. Isso aumenta as chances de que todos verão as mensagens enviadas ao grupo e ninguém precisa avisar “que chegou e-mail novo” na caixa compartilhada.
Grupos de WhatsApp e Facebook são provavelmente mais fáceis de usar para compartilhar avisos e arquivos, mas o e-mail ainda é necessário em alguns casos. Se esse caso for o seu, nem pense em compartilhar uma senha. Crie um grupo.
Exemplo de configuração de grupo no Google do tipo Lista de e-mails onde todos os membros podem visualizar tópicos (mensagens), qualquer um pode postar e apenas convidados podem participar.
